"Die Reifeprüfung 4.0“
Wo stehen Deutschlands Intranets?
Zu Arbeitsbeginn den Feed des Social Intranets checken, die Präsentation auf dem Weg zum Geschäftstermin noch schnell via Smartphone optimieren, im standortübergreifenden Team Dokumente gemeinsam online bearbeiten: In vielen Unternehmen sind Mitarbeiter auf mehreren Anwendungen und Tools unterwegs, um sich und ihre Arbeit zu organisieren und miteinander zu kommunizieren. Im Idealfall handelt es sich hier um einen zentralen Digital Workplace, an dem alle Inhalte und Anwendungen mit einem einzigen Zugang erreichbar sind. Die Realität sieht jedoch oft anders aus. Meist sind es eben doch noch Insellösungen aus internen Newsportalen, Messengern und Dokumentenablagen, in denen kollaboriert, kommuniziert und abgelegt wird.
In unserer Intranet-Studie zeigen wir Ihnen, wo die Intranets in großen Unternehmen aktuell stehen, was die derzeit wichtigsten Maßnahmen zur Weiterentwicklung sind und welche Trends sich für die Zukunft abzeichnen.
Was definiert ein Intranet von heute?
Sieht man sich die Intranet-Typen an, die in Deutschlands Unternehmen im Einsatz sind, lässt sich folgende Kategorisierung ableiten:
1. Archivähnliche Dokumentenablagen (Wikis) und Top-Down-Kommunikations- und Newsportale
2. Personalisierbare Mitarbeiterportale und Social Intranets
3. Digital Workplaces bzw. Arbeitsplatz 4.0
Die technische Komplexität und der Funktionsumfang nehmen von I bis III zu, sodass nur beim Digital Workplace von ganzheitlicher Arbeitsunterstützung gesprochen werden kann. Personalisierung und Echtzeitaustausch ist bereits bei Kategorie II gegeben, wohingegen reine Dokumentenablagen und Top-Down-Kommunikationsportale nicht mehr den aktuellen Anforderungen hinsichtlich Technik, Usability und User Experience entsprechen.
Das Intranet als zentrales digitales Office?
Aus der internen Kommunikation ist das Intranet jedenfalls nicht mehr wegzudenken: Rund 96 % der Befragten nutzen das interne Unternehmensnetzwerk mindestens einmal täglich – so viele wie nie, Tendenz weiter steigend.
Wie viele nutzen das Intranet mindestens einmal am Tag?
Fragt man jedoch danach, ob das Intranet gleichzeitig auch die zentrale Anlaufstelle für die tägliche Arbeit ist, ist die Antwort überraschend. Nur 31 % der Nutzer und 52 % der Kommunikationsverantwortlichen empfinden das Intranet als Mittelpunkt ihrer Arbeit. Für alle anderen ist es nur eine von vielen digitalen (und analogen) Anlaufstellen, was vermuten lässt, dass hier viel ungenutztes Potenzial liegt und der Weg zum ganzheitlichen Digital Workplace in vielen Unternehmen noch weit ist.
Das Intranet ist DIE zentrale Anlaufstelle für meine Arbeit.
Top-Down-Kommunikationsportal und Dokumentenablage vs. Social Intranet
Der Trend ist klar erkennbar: Top-Down-Informationsportale werden zunehmend durch komplexere und personalisierbare Mitarbeiterportale und Social Intranets ersetzt. Während im letzten Jahr nur etwa ein Drittel der Befragten auf entsprechend modernen Plattformen unterwegs war, ist es inzwischen schon rund die Hälfte.
Wie charakterisieren Sie Ihr Intranet am ehesten?
Interessant ist vor allem, dass den Nutzern die Social Features im Intranet weniger bewusst sind als den Verantwortlichen. Die Gründe liegen auf der Hand: Während Verantwortliche am Launch dieser Features beteiligt sind, fehlen den Anwendern oft jegliche Infos und Anleitungen, wie sie die Funktionen überhaupt nutzen können. Rund 15 % der Nutzer werden laut unserer Studie noch nicht einmal über die Neuerungen selbst informiert. Insofern sind Information, internes Bewerben der Features sowie Schulungen der Mitarbeiter nicht nur beim Launch einer neuen Plattform erfolgsentscheidend, sondern auch bei der Einführung neuer Funktionen.
Auf das subjektive Nutzerempfinden zielt unsere plakativ formulierte Frage ab, ob die User ihr Intranet doof finden. Bei den Verantwortlichen waren es sowohl 2017 als auch 2018 rund 9 %. Bei den Nutzern hat sich der Anteil fast halbiert: Nur noch 7 % bezeichnen 2018 ihre interne Plattform als doof, 2017 waren es noch über 13 %. Damit bewegt sich die Akzeptanz bei den Intranetnutzern insgesamt auf einem erfreulich hohen Level, auch wenn sie sich an vielen Stellen noch – zu Recht – Verbesserungen wünschen.
